Trong bối cảnh toàn cầu hóa, Ấn Độ không chỉ nổi tiếng là điểm đến du lịch văn hóa mà còn là trung tâm tổ chức nhiều hội nghị quốc tế quan trọng. Để tạo điều kiện thuận lợi cho đại biểu nước ngoài, Chính phủ Ấn Độ đã triển khai e-Conference Visa (thị thực điện tử diện hội nghị). Đây là loại visa đặc thù, cấp trực tuyến, cho phép người nước ngoài tham dự các sự kiện hội nghị, hội thảo và chuyên đề đã được nhà chức trách Ấn Độ phê duyệt.

Bài viết dưới đây sẽ cung cấp thông tin chi tiết về điều kiện, yêu cầu đặc thù, thời hạn lưu trú, hiệu lực, hồ sơ cần chuẩn bị, lệ phí và các lưu ý quan trọng khi xin e-Conference Visa Ấn Độ.

Điều kiện và đối tượng đủ điều kiện xin e-Conference Visa

Để được cấp e-Conference Visa, đương đơn cần đáp ứng những điều kiện cơ bản sau:

• Quốc tịch hợp lệ: Công dân của hơn 160 quốc gia (bao gồm Việt Nam) nằm trong danh sách được phép nộp e-Visa.

• Hộ chiếu còn hiệu lực: Tối thiểu 6 tháng tính từ ngày nộp đơn và còn ít nhất 2 trang trống.

• Mục đích nhập cảnh rõ ràng: Chỉ để tham dự hội nghị, hội thảo, workshop hoặc seminar tại Ấn Độ, không sử dụng cho các mục đích khác.

• Vé máy bay khứ hồi hoặc vé đi tiếp sang nước khác.

• Chứng minh tài chính: Đảm bảo đủ chi phí lưu trú trong thời gian ở Ấn Độ.

• Thông tin khai báo trùng khớp với hộ chiếu.

Ngược lại, một số đối tượng không được cấp e-Conference Visa, gồm:

• Người mang hộ chiếu Pakistan hoặc có gốc Pakistan (phải xin visa truyền thống tại Đại sứ quán).

• Người có hộ chiếu ngoại giao, công vụ, giấy thông hành LHQ.

• Người đi chung hộ chiếu (mỗi cá nhân phải có hộ chiếu riêng).

• Người dùng giấy thông hành quốc tế thay cho hộ chiếu phổ thông.

Yêu cầu đặc thù của Chính phủ Ấn Độ

Không phải hội nghị nào cũng đủ điều kiện để cấp e-Conference Visa. Chính phủ Ấn Độ quy định:

• Hội nghị phải do cơ quan/tổ chức có thẩm quyền tổ chức, thường là các Bộ, cơ quan trực thuộc Chính phủ, chính quyền bang, doanh nghiệp nhà nước (PSU).

• Các hội nghị do tư nhân hoặc tổ chức phi chính phủ tổ chức vẫn có thể hợp lệ, nhưng cần phải được cơ quan chức năng phê duyệt và có giấy phép.

• Mọi hội nghị quốc tế có người nước ngoài tham dự đều phải có clearance từ Bộ Nội vụ (MHA) và political clearance từ Bộ Ngoại giao (MEA).

Do vậy, khi nộp đơn xin e-Conference Visa, đương đơn cần đính kèm:

• Thư mời chính thức từ ban tổ chức hội nghị.

• Chấp thuận sự kiện từ MHA.

• Political Clearance từ MEA.

Nếu sự kiện không có các chấp thuận này, đại biểu sẽ phải xin visa hội nghị dán (Conference Visa truyền thống) tại Đại sứ quán hoặc Tổng Lãnh sự quán.

Thời gian lưu trú tối đa

• e-Conference Visa cho phép ở lại tối đa 30 ngày.

• Đây là visa một lần nhập cảnh (single entry). Sau khi rời Ấn Độ, visa hết hiệu lực ngay cả khi chưa đủ 30 ngày.

• Visa không thể gia hạn trong bất kỳ trường hợp nào.

• Mỗi visa chỉ gắn với một hội nghị duy nhất, không thể dùng để tham dự nhiều sự kiện khác.

Thời hạn hiệu lực

• Visa có hiệu lực 30 ngày kể từ ngày cấp ETA (Electronic Travel Authorization).

• Người nộp đơn phải nhập cảnh và tham dự hội nghị trong khoảng thời gian này.

• Sau khi nhập cảnh, visa cho phép lưu trú tối đa 30 ngày liên tục.

• Đơn e-Visa phải nộp ít nhất 4 ngày trước chuyến đi và có thể nộp sớm đến 120 ngày trước ngày dự kiến nhập cảnh.

Hồ sơ giấy tờ cần chuẩn bị

Khi xin e-Conference Visa, đương đơn cần chuẩn bị bản điện tử để tải lên hệ thống trực tuyến:

1. Hộ chiếu: Scan màu trang thông tin, định dạng PDF, dung lượng đúng quy định.

2. Ảnh chân dung: Nền trắng, chụp chính diện, file JPEG theo kích thước chuẩn.

3. Thư mời tham dự hội nghị: Có thông tin người mời, tên sự kiện, thời gian, địa điểm.

4. Chấp thuận của MHA: Văn bản do Bộ Nội vụ cấp, thường do ban tổ chức cung cấp.

5. Chấp thuận của MEA: Political Clearance do Bộ Ngoại giao cấp.

6. Thanh toán lệ phí trực tuyến: Bằng thẻ quốc tế hoặc PayPal.

Ngoài ra, đương đơn cần chuẩn bị thông tin lưu trú, nghề nghiệp, tình trạng hôn nhân, thông tin gia đình,... để điền vào đơn. Toàn bộ hồ sơ phải bằng tiếng Anh.

Khi nhập cảnh, nên mang theo:

• Bản in ETA.

• Vé máy bay khứ hồi.

• Bằng chứng tài chính (tiền mặt hoặc thẻ tín dụng).

Thời gian xử lý, lệ phí và các lưu ý khác

• Thời gian xử lý: Thông thường 3-5 ngày làm việc, có trường hợp nhanh hơn (2-3 ngày). Một số dịch vụ khẩn có thể duyệt trong 1-3 ngày.

• Lệ phí: Tùy quốc tịch, dao động từ khoảng 13 USD đến trên 100 USD. 

• Thanh toán: Bằng thẻ quốc tế hoặc PayPal, không hoàn lại trong mọi trường hợp.

• Lưu ý khác:

• Lấy dấu vân tay (biometric) tại cửa khẩu khi nhập cảnh.

• Không có giá trị tại các khu vực cấm, khu vực quân sự.

• Không được tham gia các hoạt động khác ngoài hội nghị và du lịch ngắn ngày.

• Luôn mang theo hộ chiếu và bản in e-Visa.

Kết luận

e-Conference Visa là lựa chọn thiết yếu cho các đại biểu quốc tế khi tham dự hội nghị, hội thảo được phê duyệt tại Ấn Độ. Tuy nhiên, đây là loại thị thực ngắn hạn, chỉ một lần nhập cảnh và không thể gia hạn, vì vậy người nộp đơn cần chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và tuân thủ đúng quy định về thư mời, giấy chấp thuận từ MHA và MEA.

Tại India-immi.org, chúng tôi không trực tiếp xử lý e-Conference Visa. Dịch vụ của chúng tôi chỉ hỗ trợ xin e-Tourist Visa và e-Business Visa cho khách quốc tế đến Ấn Độ. Tuy nhiên, chúng tôi cung cấp thông tin chính xác và cập nhật nhất về e-Conference Visa để bạn chuẩn bị hồ sơ thuận lợi tại Đại sứ quán hoặc trên cổng chính thức của Chính phủ Ấn Độ.

👉 Nếu bạn cần e-Tourist Visa hoặc e-Business Visa để đến Ấn Độ, hãy đăng ký ngay tại India-immi.org để nhận hỗ trợ nhanh chóng và chuyên nghiệp.